システム開発では様々な役割を持ったビジネスパーソンが活躍しています。その中でもチームを管理しプロジェクトを成功に導くプロジェクトマネージャーになることを目標に置いている人も多いでしょう。
人気の職業である反面、興味があるけど仕事内容に難しいイメージがある…、プロジェクトマネージャーを任されることになったけど何に注意すれば良いか分からない…、といった不安の声もあります。
確かにプロジェクトマネージャーは経験がものを言う部分もあり、簡単な仕事ではありません。
ただし、誰にも共通して言えるプロジェクト管理のポイントや、管理を効率化する方法を押さえることで大きな失敗は防ぐことができます。
この記事では、
プロジェクトマネジメントの内容や重要性、マネージャーが押さえるべきマネジメントのポイントを解説します！
プロジェクトマネージャーに興味がある人、これから始める人はぜひこの記事を参考にしてみてください。
システム開発におけるプロジェクトマネジメントとは？
最初に「プロジェクトマネジメント」の定義から解説します。意外と具体的に理解できている人は少ないので改めて確認してみてください。
プロジェクトマネジメントとは、「知識やスキルを用いてプロジェクトを完了させること」を指します。
プロジェクトを完了させるために、プロジェクトマネージャーは“目標”、“スケジュール”、“リソース”、“品質”などを管理しプロジェクトの推進を行います。
それでは、プロジェクトマネージャーが行う実際に代表的な仕事内容を紹介していきます。次の内容を読んでプロジェクトマネージャーの仕事についてイメージしてみてください。
まず「プロジェクト」とは「ある目的（結果）を達成させるための一時的な作業」です。つまり、プロジェクトは目的が達成されたら“終了”する作業になります。
お客様から依頼内容や要望についてヒアリングを行い、目的を達成するためのプロジェクトを企画・立案します。
（必要な予算・スケジュール・人員・資材・諸条件など、プロジェクトの計画）
必要に応じて複数案の提案やお客様への交渉もプロジェクトマネージャーの仕事です。プロジェクトの前提条件となる企画内容は、プロジェクト成功のカギとも言える重要な仕事です。
お客様から要望をヒアリングする時からプロジェクトが始まっているという意識で始めましょう。
この時にお客様のことや、今後発生するあらゆる可能性を十分に考えたプロジェクト計画を立案することで、その後のリスクを軽減することができます。場合によっては、立案した計画の人員や資材などもプロジェクトマネージャー自身で調達することもあります。
企画立案しプロジェクトが無事開始されたら、プロジェクトの進行を管理・推進します。作業が進むにつれ、企画した各工程が無事に予定通り完了しているかをチェックする工程管理や、進行中にトラブルや仕様変更など計画外の事象が発生した際の「影響確認～対策の立案・実施」を行います。すべて計画通りに進むプロジェクトはほとんどありません。
計画外の事象が発生した際には、計画との差異をどのように埋めるのか、もしくは計画自体を変更するか、プロジェクトマネージャーが状況に応じて判断します。
「プロジェクトの目的」「お客様への影響」といった視座の高い目線から考えることが大切です。
プロジェクトが無事に終了した後は、プロジェクトを振り返って評価・レビューを行います。
プロジェクト中にどのような計画外の事象が発生したか、その事象に対する対処は適切であったか、開発中に発生したシステム不具合は漏れなく対策が実施されているか…などが振り返り対象です。
一連の振り返りを経てプロジェクトの評価を行い、他のプロジェクトにも展開できるような取り組み・事例があれば次に役立てます。
プロジェクト完了報告書などの書類を作成することが一般的です。
システム開発でプロジェクトマネジメントが重要な理由とは？
プロジェクトマネージャーの仕事内容を理解したところで、なぜプロジェクトマネジメントが重要なのかを解説します。マネジメントが機能しないとどうなるのかという目線で見ることで、その重要さが分かると思います。
プロジェクトの状態が見えなくなる
プロジェクトマネジメントがされていないと、プロジェクトが「上手くいっているのか、いないのか」「リソースは不足ないか」などが見えなくなってしまいます。
例えば、車で初めて行く旅行先へ向かう際に、ナビもなく、残りのガソリン量も分からない…という状態では、「今どこにいるのか」「予定通りに目的地に着くのか」が分からず、何も判断できずに旅行は失敗してしまうでしょう。プロジェクトでも同じことが言えます。
プロジェクトの失敗を防ぐためにも、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの現状（計画と見通しとの乖離）を常に把握し、必要に応じて方向性を調整し軌道修正が必要です。
チーム内の調和が取れなくなる
システム開発は規模が大きくなるほどプロジェクトマネージャーの下にプロジェクトリーダーが指揮するチームが分岐していきます。
チームの目的は様々ですが、設計、実装、評価などの工程ごとや、クラウド、アプリ、デザインのような領域で分岐し、プロジェクトの特徴によって最適に配置します。
どの分岐で別れたとしても、チームが完全に独立することはあり得なく、チーム間での調整は不可欠です。（例えば実装と評価の実施期間が被る場合、ソースコードどの部分から評価を始めるかの段取りを決めることなど）プロジェクトマネジメントが機能していないと、お互いのチームの主張がぶつかり合い、縦割りの組織となってしまいます。
縦割りになると問題が発生した際のエスカレーションが遅くなり、問題発生時に責任の所在が不明になるなど、組織として必要な一体感がなくなってしまいます。
プロジェクトの責任者が不在になる
意識している人は少ないですが、プロジェクトマネージャーは、そのプロジェクトの存在意義を説明する人でもあります。もし問題が発生しプロジェクトの採算が合わなくなった際に、今後続ける意味はないと上司やお客様から判断された場合はプロジェクトの中止という選択もあり得ます。
ただし、表面上は続ける意味はないと見えるかもしれませんが、プロジェクトマネージャーはその客観的な目線と、現場の目線両方を持ち、本当に中止の選択肢が適切なのかを的確に判断できる立場でもあります。
プロジェクトに対する意見や指摘は、お客様や上司から随時発生するものです。
プロジェクトマネージャーは責任者として、プロジェクトの状態や価値・目的を常に言語化し、社内外に説得性を持って対応する“説明責任”があります。
この機能がないと、プロジェクト外の要因でプロジェクトが右往左往し、現場が迷い・疲弊してしまう要因になります。プロジェクトマネージャーはそのような事態にならないよう、プロジェクト管理できる仕組みを構築しなければなりません。
プロジェクトを円滑に進めるために注意したいこと
プロジェクトマネジメントの重要性まで理解したところで、最後にプロジェクトを円滑に進めるために実践したい3つのポイントを紹介します。
これからプロジェクトマネージャーを目指したい人、これからプロジェクトマネージャーになる人はぜひ意識して実践してみてください。
プロジェクトの企画立案に最大限の力を注ぐ
プロジェクトマネージャーの仕事内容でも紹介しましたが、プロジェクトマネージャーの仕事はプロジェクトの企画立案から始まります。その企画立案の部分には可能な限りのリソースを注ぐことが望ましいです。なぜかと言うとプロジェクトは進みながら「最初の企画に立ち返る」ことが多いからです。
最初の企画段階で目的や、条件が具体的でないと、何か問題が発生した、お客様からの依頼が変更になった場合、“何が変わったのか”を説明する材料が不足し、客観的に説得性の無い判断となってしまいます。
結果、お客様との交渉が難航しコスト・期間の圧迫や、ゴールが定まらずに現場の疲弊に繋がってしまいます。したがって、最初の企画内容は可能な限り具体的にし、どうしても未確定な部分は一定の
条件付きで仮の答えを定義しておく（仮説を立てる）と何かあったときにどの条件と違う事象なのかがハッキリと見えて対策が打ちやすくなります。
プロジェクトマネジメントに使えるツールを活用し効率化する
システム開発における進捗管理や、工数管理などは、専用のツールが数多くあります。それらのツールは最大限に活用しましょう。ツールを活用するメリットとしては、
・管理作業の負荷軽減になる
・管理の精度が上がる
・情報の一元化が可能
などがあります。
それぞれの詳細は割愛しますが、プロジェクトの成功のためにツールの存在は不可欠です。適切なツールが活用できれば、管理工数の最小化（低コスト）、情報の信頼性確保やセキュリティ対策（高品質）、情報が信頼できるので納期遅れなどのリスク軽減（納期）などが期待できます。
つまり、開発の大きな3つの要素QCD（クオリティ・コスト・デリバリー）の向上に繋がります。自己の管理負荷を軽減し必要な作業に集中するためにも、ツールの使いこなしも意識的に習得しましょう。
プロジェクト関係者とのコミュニケーションは意図的に行う
プロジェクトマネージャーが最も避けたいものは“トラブル”ではないでしょうか。トラブルが発生するとプロジェクトマネージャーにはかなりの負荷が発生します。余計なトラブルを発生させないためにも、プロジェクトの関係者とは意図的にコミュニケーションをしておくことをオススメします。
基本的にトラブルとは相手と自己で“お互いの理解相違”から発生するものだからです。何か問題が起きても問題ごとに対処方法を事前にルール化しておくことや、関係者へ速やかで正確なエスカレーションがされていると、皆で一つの方向に向かって確実な対応が可能です。
何が起きても全員の意思疎通が取れている、その状態こそが効果的なトラブル防止になります。
まとめ
この記事では、システム開発におけるプロジェクトマネージャーの基本的な情報や、プロジェクトマネジメントの重要性、そしてマネジメントで意識しておくべきことについて解説をしました。
プロジェクトマネージャーの経験がない人は、難しい仕事という印象が強いかもしれませんが、仕事の内容や押さえるべきポイントを理解していれば、大きなトラブルは避けることができます。
プロジェクトマネージャーはプロジェクト成功に不可欠な人材です。
今後プロジェクトマネージャーのようにマネジメントスキルがある人は社会的需要が高く、将来のキャリアにプロジェクトマネージャーを考えている人も多いのではないでしょうか。
決して簡単な仕事ではないですが、価値のある仕事ですので、この記事で紹介した内容を参考にして、ぜひ挑戦してみてください。
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